こんにちは、特定社会保険労務士の大旗です。
KING OF TIME（KOT）の設定代行や運用コンサルティングを通じて、日々多くのお客様からクラウド勤怠に関するご相談をいただいています。
本日は、先日お客様との打ち合わせで実際に話題に上がった「管理監督者の勤怠管理」と「残業アラートの効果的な設定」について、実務に役立つポイントをシェアしたいと思います。
管理監督者も「労働時間の把握」は必須です
「管理監督者は残業代が出ないから、勤怠管理はしなくていいのでは？」
時々このようなご質問をいただきますが、これは大きな誤解です。
労働安全衛生法に基づき、企業はすべての従業員（管理監督者を含む）の労働時間を客観的に把握する義務があります。特に、月間の総労働時間から法定枠（例：31日の月は177時間）を超えた時間を「時間外休日労働」として集計し、産業医面談の目安とする運用が非常に重要です。
KOTでの管理監督者の設定方法
先日のお客様のケースでは、KOTの「変形労働時間制」の設定を応用し、以下のような運用ルールを決定しました。
- 予定時間は入れない（遅刻・早退の判定を行わないため、自動休憩の集計も必要ないという結論）
- 深夜労働時間と時間外休日労働のみを適切に集計する
これにより、管理監督者としての柔軟な働き方を維持しつつ、法令で求められる健康管理と深夜割増賃金の計算を自動化することができました。給与連携用に、各種深夜時間を合算したカスタム項目「深夜時間」を作成したのもポイントです。
残業アラートで「気づき」を与える仕組みづくり
従業員の健康管理や残業抑止のためには、事後報告ではなく「リアルタイムでの気づき」が重要です。
KOTには、一定の残業時間を超えた際にタイムカードの表示色を変えたり、管理者にメール通知を送ったりする「アラート機能」があります。
今回の打ち合わせでは、以下のような段階的なアラート設定を行いました。
- 月間残業30時間：タイムカードを黄色で表示（注意喚起）
- 月間残業45時間：タイムカードをオレンジ色で表示（警告）、および管理者へ通知
このように視覚的にアピールすることで、従業員自身が「今月は少しペースを落とそう」と意識するきっかけになります。
スケジュールパターンの「刻限」設定には要注意
もう一つ、運用上のテクニックとして共有したいのがスケジュールパターンの「刻限（勤務可能枠）」設定です。
刻限を設定すると、その枠外の打刻は労働時間として集計されなくなります。そして実際刻限を超えて勤務して場合時間外勤務申請をすると、「パターンが外れてしまう（スケジュールが空欄になる）」という現象が発生します。
集計には影響がありませんが、スケジュールが（シフト）という表示になってしまうことを嫌がるお客様は多いです。
これを防ぐため、今回は各スケジュールパターンから勤務刻限（開始・終了）を削除する運用としました。システムをガチガチに制限するよりも、ある程度の柔軟性を持たせた方が、結果的に手間が減るケースは多々あります。
まとめ：自社に合った「ちょうどいい」設定を
KOTは非常に多機能なシステムですが、すべての機能を使えば良いというわけではありません。自社の業務実態や管理体制に合わせて、「どこまでシステムで制御し、どこからを運用ルールでカバーするか」を見極めることが成功の鍵です。
「自社の運用に合った設定が分からない」「もっと効率的な使い方を知りたい」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。
