こんにちは、特定社会保険労務士の大旗です。
KING OF TIME（KOT）の設定代行や運用コンサルティングを通じて、日々多くのお客様からクラウド勤怠に関するご相談をいただいています。
本日から、日々の業務で気づいたことや、よくあるご相談内容をもとに、KOTをより便利に、そして正確に運用するためのヒントをブログでお届けしていきます。
記念すべき第1回のテーマは、KOTの初期設定において最も重要と言っても過言ではない「雇用区分設定」についてです。
雇用区分設定とは？
KOTを導入する際、最初に行う初期設定には「企業設定」「所属設定」「雇用区分設定」「従業員設定」などがあります。その中でも、勤怠集計の根幹となるのが「雇用区分設定」です。
雇用区分設定では、正社員、契約社員、アルバイト、パートタイムなど、企業内のさまざまな働き方（雇用形態）ごとに、以下のルールを詳細に定義します。
- 所定労働時間
- 残業計算ルール
- 休憩ルール
- 深夜労働の取り扱い
- 休日労働の取り扱い
なぜ雇用区分設定が重要なのか？
「とりあえず全員同じ設定でいいや」と安易に設定してしまうと、後々大きなトラブルにつながる可能性があります。なぜなら、雇用区分設定が間違っていると、日々の打刻データが正しく集計されず、結果として給与計算を誤ってしまうからです。
例えば、以下のようなケースで問題が発生しやすくなります。
- 残業計算ルールの違い
正社員は「1日8時間、週40時間を超えたら残業」というルールでも、パートタイム従業員は「シフトの予定時間を超えたら残業」とするなど、雇用形態によって残業の定義が異なる場合があります。 - 変形労働時間制の適用
1ヶ月単位の変形労働時間制やフレックスタイム制を導入している場合、通常の固定時間制とは全く異なる集計ルールを設定する必要があります。
設定代行の現場から：よくある失敗例
私が設定代行のヒアリングを行う中で、よく見受けられるのが「自社の就業規則（残業ルール）をシステムにどう落とし込めばいいか分からない」というお悩みです。
就業規則には「法定労働時間を超えた場合、割増賃金を支払う」と書かれていても、実際の運用では「所定労働時間（例：7時間30分）を超えた時点から残業代（法定内残業）を支払っている」というケースは少なくありません。
KOTでは、このような「法定内残業」と「法定外残業」を分けて集計することも可能です。しかし、要件定義の段階でこのヒアリングが漏れてしまうと、正しい設定仕様書を作成することができません。
まとめ：まずは就業規則の確認から
KOTの「雇用区分設定」を正しく行うための第一歩は、自社の就業規則や実際の運用ルールを正確に把握することです。
システムの設定画面に向かう前に、まずは以下の点を確認してみてください。
- 社内にどのような雇用形態があるか？
- それぞれの所定労働時間と残業の定義は何か？
- 休憩はどのように取得させているか？
もし、「自社のルールが複雑でKOTにどう設定すればいいか分からない」「初期設定に不安がある」という場合は、ぜひお気軽にご相談ください。専門家の視点から、最適な設定をご提案させていただきます。
