KING OF TIME（KOT）のような勤怠管理システムを導入しても、「誰がどれだけ残業しているか、締め日まで正確に把握できない」という課題は少なくありません。残業申請が形骸化していると、システム本来のメリットを活かせず、管理者側の負担が増大します。
今回は、KOTを最大限に活用し、「未申請残業」を未然に防ぎ、適正な労務管理を実現するためのシステム活用術をご紹介します。
「打刻＝残業」ではない運用の難しさ
従業員が勝手に残業を行い、打刻だけが残る「サービス残業」は多くの企業で課題です。KOTには、申請がない残業時間を集計から除外する機能がありますが、これを正しく運用するには「残業は事前の申請が必須」という文化を組織全体に定着させることが不可欠です。
アラート通知機能の活用
「未申請残業」を防ぐ強力なツールが、KOTのアラート通知機能です。「定時退勤時刻から30分以上滞在しているにもかかわらず、残業申請がない場合に、本人と上長に自動でメールを送信する」といった設定が可能です。
この機能の最大の利点は、事後処理ではなく、リアルタイムで状況を把握し、是正を促す仕組みを構築できる点です。これにより、従業員は申請の意識が高まり、上長も早期に状況を把握して適切な指示を出せます。結果として、未申請残業の発生を抑制し、労務リスクの軽減に繋がります。
「早出」の扱い
残業というと終業後の労働に意識が向きがちですが、見落とされやすいのが「早出」の扱いです。KOTでは、雇用区分設定で「早出を残業時間に含める」といった詳細な設定が可能です。自社の就業規則や業務実態に合わせて、早出の取り扱いに関する明確なルールを定め、システム設定に反映させることが、正確な勤怠管理を実現するために不可欠です。
まとめ
勤怠管理システムは、単なる打刻の記録ツールではありません。KOTの機能を最大限に活用し、残業申請の形骸化を防ぐ仕組みを構築することで、企業は労務リスクを低減し、従業員は安心して働ける環境を得ることができます。
「自社の運用に合わせた最適な設定ができているか不安」「未申請残業の課題を解決したい」とお考えの企業様は、ぜひ一度、KOT設定代行のプロである特定社会保険労務士にご相談ください。貴社の状況に合わせた最適な活用方法をご提案いたします。
